商业信函格式举例

标题为:“商业信函格式的写作技巧”。图中显示了一张手写在一张纸上的文字:“如果您不确定要向谁致意,请使用‘可能与您有关的人’;以‘亲爱的先生/女士/博士(姓氏)’开头如果您不认识收件人,请将文档隔开;将文本左对齐;注意不要用右键”

阿什利·尼科尔·德隆/天平

例如,商业信函是一种正式文件,通常由一家公司发送给另一家公司,或由一家公司发送给其客户、员工和利益相关者。商务信函也用于个人之间的专业通信。

尽管电子邮件已经成为最常见的通信形式,打印的商业信函仍然被用于许多重要的、严肃的通信类型,包括推荐信就业验证工作机会,等等。

只要你坚持既定的布局和语言规则,写一封有效、精巧的商务信函是一件容易的事。

要意识到你的收信人会定期阅读大量的信件,并且会喜欢你写得好的信没有拼写错误和语法错误。

信中要包括什么

通过简单和有针对性的语言使你的求职信的目的清晰,保持开头段落简短。你可以这样开始,“我写的是关于……”,然后在那里,只交流你需要说的话。

接下来的段落应该包含能让读者充分理解你的写作目的的信息,但要避免使用弯弯曲曲的句子和不必要的长词。同样,要保持简洁以吸引他们的注意力。

如果你的意图是以某种方式说服接受者,无论是投资、给你推荐信、雇用你、与你合作或解决问题,为你的事业创造一个令人信服的理由。

例如,如果你想让读者赞助一项慈善活动,找出与他们公司慈善目标有交集的地方。让读者相信帮助你是互惠互利的,这样你就增加了赢得他们支持的机会。

商业信函的部分

信函的每个部分都要遵循适当的格式,首先要注明你和收件人的联系信息;称呼;信的正文;关闭;最后是你的签名。

您的联系信息

  • 你的名字
  • 你的工作职位
  • 你的公司
  • 你的地址
  • 城市、州邮政编码
  • 你的电话号码
  • 你的电子邮件地址

日期

  • 写信件的日期

收件人的联系方式

  • 他们的名字
  • 他们的标题
  • 他们的公司
  • 公司的地址
  • 城市、州邮政编码

的称呼

  • 使用“有关人士,如果你不确定你是在和谁说话。
  • 使用正式的称呼“亲爱的先生/女士/博士。(姓)”,如果你不认识收信人。
  • 仅当您与收件人有非正式关系时,才使用“亲爱的[名字],”。

身体

  • 在每个段落之间、敬礼之后和结束语上方使用单间隔行,并添加空格。
  • 左对齐你的信(在左边空白处)。

关闭称呼

结束段不要超过两句话。只需重申你写信的理由,并感谢读者考虑你的请求。一些不错的选择结束包括:

  • 尊敬的
  • 你的真诚
  • 诚恳地
  • 恭敬地

如果你的求职信不那么正式,可以考虑使用:

  • 愿一切都好!
  • 最好的
  • 非常感谢。
  • 问候

你的签名

在结案单下方写上您的签名,并在结案单与键入的全名、职务、电话号码、电子邮件地址和任何其他您想包括的联系信息之间留四个空格。使用以下格式:

你的手写签名

输入姓名
标题

确保没有任何遗漏

一个好的经验法则是把你的信件校对两遍然后让同事检查,确保没有遗漏。

商务信函模板

您可以使用此商业信函样本作为模型和示例下载模板(兼容谷歌文档和Word在线)的文本版本如下。

商业信函的样本
@平衡2020

商务信函样本(文本版)

刘琳达
北方州立大学
主要街123号
任何城镇,CA 12345
555-555-5555
linda.lau.com

2020年3月5日

奥斯卡·李
主编
极致图形与设计
商业路123号。
商务城,CA 54321

尊敬的李先生:,

我想邀请你参加我们即将举行的文学院工作交流活动。该活动将于2020年5月1日下午举行。我们希望为即将毕业的大四学生提供一个机会,与该地区的商业领袖见面,他们可能正在寻找拥有文科学位的新雇员。

这项活动将在北州立大学考克斯学生中心举行,将持续大约两到三个小时。如果您有兴趣参加或派遣公司代表会见我们的学生,请在您方便的时候尽早通知我,我可以为您预订一张桌子。

谢谢您的宝贵时间,希望能尽快收到您的回信。

尊重,

签名(硬拷贝信函)

刘琳达
文科系主任

邮件签名例子

如果你在发送电子邮件,您的签名将略有不同.不要把你的联系信息写在信的标题上,而是把它列在你的签名下面。例如:

发送电子邮件商务信函

你的真诚,


标题
你的地址
你的电话号码
你的电子邮件地址

清楚你为什么要发送此消息。在邮件的主题行中包含你正在写的主题,这样读者就可以清楚地知道你为什么要发送邮件。

写商业信函的技巧

审查信样本,包括求职信、面试感谢信、跟进信、工作接受和拒绝信、辞职信、感谢信等与商业和就业相关的信函样本和写作技巧。